Modul 4 Human Resource 1(Payroll)
oleh : Riyanto (4413216190)
Sistem pengajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkin perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi staf yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji. Karena tidak ada satu pola yang dapat digunakan secara universal maka prosedur ini harus disesuaikan dengan kebijakan gaji tiap-tiap organisasi, dan hendaknya didasar atas kebijakan yang dianggap adil.
Sistem penggajian dan pengupahan adalah jaringan prosedur yang terdiri dari sebagai berikut:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan mengunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adninistrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir karyawan ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan.
2. Prosedur pencatat waktu kerja
Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatat waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang berkerja di fungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya dan upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadir ke perusahaan selama 7 jam dalam suatu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi.
3. Prosedur pembuatan daftar gaji
Dalam prosedur ini fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengankatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, pemberhentian karyawan, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir.
4. Prosedur distribusi biaya gaji
Dalam prosedur ditribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksud untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk.
5. Prosedur pembayaran gaji
Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak. Pembagian amplop dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan. (Mulyadi, 2001:385).
Untuk mendistribusikan gaji dan upah, pertama dilakukan penyusunan daftar gaji. Daftar gaji dan daftar upah yang berfungsi sebagai jurnal gaji dan upah disusun dengan tiga metode yang terdiri dari:
A. Metode tangan (pen and ink)
Langkah-langkah untuk menyusun daftar gaji dan upah dapat dipisahkan menjadi dua bagian yaitu
Langkah persiapan. Bagian gaji dan upah menerima catatan waktu hadir dan waktu kerja. Kemudian catatan waktu hadir digunakan sebagai dasar untuk menyusun daftar gaji dan upah.
Langkah penyusunan. Bagian gaji dan upah mencatat nama karyawan dan jam kerja (biasa dan lembur) dalam daftar gaji. Sumber datanya adalah catatan waktu hadir. Kemudian mencatat tarif gaji atau upah dari daftar tarif dan mengalikannya dengan lama kerja.
B. Posting langsung (direct posting) dengan mesin atau payroll board
Proses perhitungan daftar gaji dan upah dengan mengunakan mesin penghitung khusus. Penyusunan daftar gaji dengan cara tangan (pen and ink) berakibat adanya penulisan hal yang sama berulang-ulang. Misalnya nama karyawan, nomor kartu hadir. Untuk menghindari cara yang berulang-ulang ini maka dapat digunakan dengan metode mesin atau payroll board.
C. Metode tanpa buku pembantu (ledgerless)
Dengan cara ini data gaji dan upah langsung dapat dicatat kedalam cek gaji dan laporan gaji karyawan. Sedangkan formulir-formulir lain diletakkan di bawah cek gaji, diberi karbon, sehingga data dalam cek gaji akan tembus ke formulir lainnya. Agar tembusan yang dibuat itu sesuai dengan yang diinginkan maka bentuk formulir-formulirnya dibuat sedemikian rupa sehingga sekali menulis dapat diperoleh beberapa formulir. (Zaki Baridwan, 2001:152).
Daftar Pustaka
Baridwan, Z., 2001, Sistem Akuntansi Penyusunan Prosedur dan Metode, Cetakan Kelima, Edisi Ke-5, Penerbit BPFE, Yogyakarta.
Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi Ke-5, Penerbit Bagian Penerbitan Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.
Alur Proses HRD bagian PayRoll PT. Kaktus Berduri
bagian payroll akan mencatat data karyawan tetap maupun karyawan kontrak di PT.KBE, berikut adalah data karyawan PT.KBE
buka odoo > Human Resourches > employe :
dalam kontrak kita lihat berikut list karyawan
dari data di atas maka saya akan membuat pembagian gaji masing2 karyawan :
mari kita buat Employee Payslips :
- klik sub menu Employee Payslips
klik tombol Create untuk membuat daftar slip gaji karyawan
- isi kan kolom pada bagian menu seperti di gambar
setelah di isi olom diatas kita save dan isi kontrak refensinya seperti di bawah
setelah semua diisi save lagi dan hasilnya sebagai berikut :
isikan semua data karyawan tersebut sampai karyawan ke 14 di PT.KBE
kembali ke sub menu Employee Payslips klik submenu tersebut maka akan muncul seperti ini :
kita centang di kolom reference untuk memunculkan data Employee Payslips di Payslips Batch, maka klik submenu Payslips Batch : 
kita save maka list slip gaji yang kita buat akan tercatat di list gaji keseluruhan di payslips bathes :
klik list yang sudah di buat maka tampilanya sebagai berikut :
Demikian penjelasan Proses bagian HRD (Payroll).